Accueil téléphonique médical : permanence téléphonique médicale de qualité

La permanence téléphonique médicale de votre cabinet doit assurer un accueil téléphonique médical parfait pour vos patients et gérer les éventuels litiges entre vos prestataires et vous.

Vous êtes propriétaire d’un cabinet médical situé en France ? Vous souhaitez offrir à vos patients le meilleur service possible ?

My secrétaire, notre télésecrétariat médical, est une solution personnalisée et abordable, s’adaptant à la fois à vos besoins et votre budget.

La permanence téléphonique de qualité est primordiale pour la réponse aux demandes et requêtes des patients, la prise et l’annulation des rendez-vous, la gestion des agendas des médecins, etc.

L’objectif est de permettre aux cadres médicaux de se libérer de la corvée des tâches administratives et de se concentrer davantage sur des missions beaucoup plus importantes.

Avec My Secretaire, vous bénéficiez d’une solution complète d’accueil téléphonique médical, adaptée à vos besoins.

Si vous désirez en savoir davantage sur nos prestations et avoir des réponses précises concernant les missions d’une secrétaire médicale à distance, les avantages et bénéfices d’un tel service et s’il est adapté ou non à vos besoins, suivez ce guide.

Vous y trouverez également une liste détaillée des différents types de services de secretariat médical  à distance disponibles ainsi que les options les plus demandées par vos confrères.

Accueil téléphonique médical : nos conseils pour réussir sa permanence téléphonique médicale

L’accueil téléphonique dans un cabinet médical n’est pas à négliger. Il s’agit du principal point de contact avec vos patients. La qualité, la fiabilité et la ponctualité des contacts avec vos patients représentent la base de leur fidélité.

Vous pouvez augmenter la satisfaction de vos patients en prenant soin de leurs attentes et en améliorant l’efficacité de l’accueil téléphonique médical.

Mais, comment peut-on soigner et améliorer son accueil téléphonique dans l’optique d’acquérir et de fidéliser sa patientèle ? Voici cinq conseils à suivre.

accueil téléphonique médical : Savoir faire preuve d’empathie

Grâce à une approche professionnelle forte, qui appuie l’image d’un expert dans le domaine, votre accueil téléphonique médical peut contribuer à vous faire briller, vous et votre cabinet.

Votre équipe d’accueil doit avoir une solide compréhension du patient, pouvoir traiter les appelants en situation de stress (nervosité, maladie ou anxiété), avoir de l’empathie pour leurs problèmes de santé et travailler comme une extension de votre équipe médicale.

Compter sur une personne spécialisée dans la gestion des appels du secteur médical

La satisfaction du client et la qualité du service sont deux facteurs clés dans le développement d’un cabinet médical rentable.

Par conséquent, un standard téléphonique dédié aux professionnels de la santé peut contribuer grandement au succès de votre cabinet.En tant que médecin, vous devez pouvoir compter sur des partenaires dédiés du secteur médical.

Lorsqu’il s’agit de l’externalisation de votre accueil téléphonique médical, vous devez déléguer la gestion des appels entrants et la gestion d’agendas à une personne qualifiée ayant les compétences nécessaires pour comprendre et analyser les besoins de vos patients, mais également les orienter et les fidéliser.

Savoir filtrer et prioriser les appels entrants

Le filtrage des appels est essentiel pour détecter rapidement la raison de l’appel du patient et déterminer son niveau de priorité. Les motifs d’appels les plus courants sont les suivants :

• la gestion d’agenda (demande de visite à domicile ou de prise de rendez-vous),
• l’écoute (résultats d’examens, conseil, soutien moral)
• les demandes administratives (ordonnances et autres documents).

Pour augmenter la fiabilité d’un cabinet, la secrétaire doit être capable d’identifier un appel en particulier : l’urgence médicale. Qu’elle soit en présentiel ou à distance, elle doit s’adapter en fonction des instructions du médecin. Car dans tous les cas, la personne la plus capable d’identifier une urgence est le médecin lui-même.

Profiter des outils utiles à la gestion des appels téléphoniques

Afin d’optimiser votre temps et de gagner en efficacité, il est indispensable de profiter d’une large gamme d’outils et de services à destination des professions médicales et paramédicales.

Ces outils sont utiles pour la gestion des appels téléphoniques, la gestion des rendez-vous en ligne, aussi bien que la gestion des dossiers médicaux électroniques et des tâches administratives.

Ils vous facilitent la gestion de votre cabinet et vous font gagner du temps. Ils vous permettent, également, de vous concentrer sur votre métier et par conséquent, sur la qualité des soins que vous proposez.

Disposer d’un répondeur et un décroché personnalisés

Afin de disposer d’un répondeur et d’une messagerie personnalisés, vous devez fournir des informations de base telles que vos plages horaires, les jours d’ouverture et de fermeture, les heures libres, celles nécessitant un rendez-vous…

Vous pouvez même préciser les numéros d’urgence ou les moyens de prendre rendez-vous, comme par exemple « n’hésitez pas à vous rendre sur notre site pour prendre un rendez-vous en ligne« .

Comment choisir une permanence téléphonique médicale ?

Lorsque vous cherchez à externaliser la gestion téléphonique de votre cabinet médical, vous devez être au courant de tout ce qui est nécessaire pour ce type d’externalisation.

Dans ce qui suit, nous partageons avec vous les meilleures pratiques pour vous aider à atteindre tous les objectifs sans risque de perdre du temps ou de l’argent.

N’oubliez pas de vérifier tous les documents à traiter lors de la mise en place d’une hotline médicale. N’hésitez pas aussi à contacter l’équipe de My secrétaire qui répondra à toutes vos questions !

Le transfert d’appel

La mise en place d’une hotline médicale ne peut se faire qu’avec l’aide de votre opérateur téléphonique (Orange, SFR, Free…).

Avant d’entamer la procédure, il est important de vérifier auprès d’eux si cela est possible. Cette étape est indispensable avant d’entreprendre les démarches de mise en place d’une permanence téléphonique médicale à distance.

L’identification de ses besoins

Un bon point de départ pour développer votre système téléphonique professionnel est d’identifier tous les besoins de votre cabinet : nombre d’appels, prise de rendez-vous et horaires, type de service, objectifs personnels et professionnels.

Ces informations vous seront utiles pour obtenir des devis précis et savoir identifier les contraintes téléphoniques les plus importantes pour vos activités.

Accueil téléphonique médical : Choisir l’assistant personnel le mieux adapté à ses besoins

Dans cette étape du processus stratégique, il faut prêter attention aux différents secteurs, à leurs caractéristiques et à leurs besoins. À cette fin, il est essentiel d’identifier vos propres paramètres et ceux du service demandé.

Secrétariat médical ou un accueil téléphonique externalisé, c’est à vous de choisir l’assistant personnel le mieux adapté à vos besoins.

My Secretaire vous aide à déterminer les points importants de votre externalisation, en vue de fournir à vos patients un service exemplaire.

Etablir une relation de confiance avec sa patientèle

Votre télésecrétariat médical est à votre disposition 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et a accès à toutes les informations importantes vous concernant ainsi que vos patients. Son expertise lui permet d’entrer en contact avec vos patients et d’avoir accès à l’ensemble de vos informations professionnelles.

En plus d’être fiable, la permanence téléphonique médicale doit respecter les normes de confidentialité médicale. Les données collectées doivent être soumises au secret professionnel en plus des directives RGPD.

Opter pour un télésecrétariat localisé en France

Vous être propriétaire d’un cabinet médical, et vous voulez offrir à vos patients le meilleur service d’accueil en plus des soins médicaux habituels ?

Chez My Secretaire, notre système de télésecrétariat médical basé en France, vous propose une solution complète et adaptée à vos besoins.

N’hésitez pas à prendre rendez-vous avec l’un de nos spécialistes et posez toutes vos questions. Nos experts seront ravis de vous apporter toutes les clarifications nécessaires.