MY SECRÉTAIRE
Quel est le rôle d’un secrétaire médical ?

Le secrétaire médical joue un rôle clé dans les opérations quotidiennes d’un établissement de soins de santé.

Les experts du secrétariat médical sont chargés de tenir à jour des dossiers médicaux précis, de fixer les rendez-vous des patients, de traiter les documents d’assurance et d’aider à assurer le bon déroulement des opérations du bureau médical.

Ils assurent également la liaison entre les patients, les médecins et les autres membres du personnel, tiennent à jour les calendriers, répondent au téléphone, assurent le service à la clientèle.

À quoi sert le secrétariat médical ?

Le rôle du secrétaire médical dans les établissements de santé est à la fois interpersonnel et technique.

Le rôle d’un secrétaire médical consiste notamment à assurer la liaison entre les médecins, les infirmières et les patients, tout en veillant à ce que toutes les tâches administratives soient accomplies avec précision.

Ce métier nécessite une grande polyvalence et une grande capacité d’adaptation !

C’est pourquoi de nombreux organismes de santé et professionnels des domaines médical et paramédical optent pour la permanence téléphonique médicale.

En optant pour la permanence téléphonique médicale, vous pourrez déléguer le travail du secrétaire médical à un tiers, ce qui vous permet d’économiser du temps, de l’argent et des ressources.

Quels sont les rôles et responsabilités du secrétaire médical ?

Le secrétaire médical détient plusieurs rôles

• l’organisation du planning du personnel de santé et  la gestion des dossiers et des registres des patients,
• la prise de rendez-vous et la mise à jour des informations sur les patients,
• Le dépôt des demandes d’assurance, des procédures de facturation et d’autres tâches connexes.

Les tâches du secrétaire médical peuvent être réparties comme suit :

L’accueil téléphonique et physique des patients

Étant le premier point de contact des patients, les secrétaires médicales jouent un rôle essentiel dans un cabinet médical.

Elles sont chargées d’apprécier et d’évaluer le degré d’urgence de la situation du patient afin de pouvoir planifier efficacement ses rendez-vous en conséquence.

En fournissant une assistance rapide au moment le plus important, ces professionnels contribuent à garantir que chaque personne reçoive des soins de qualité sans délai.

Afin que le personnel de santé ne soit pas dérangé sans cesse au téléphone, le secrétaire médical doit également réaliser un petit filtrage sur les appels.

• Elle ne doit transférer que les appels provenant d’autres professionnels de la santé (médecins généralistes ou spécialistes, cabinets de radiologie, laboratoires, etc…)
• Le personnel de secrétariat téléphonique médical doit également conserver les coordonnées des différents patients afin de les rappeler en cas de désistement d’autres patients.

Réalisation et mise en forme de documents

Le secrétariat médical nécessite la maîtrise d’outils de traitement de texte, étant donné que le secrétaire est responsable de la création et de la mise en forme des documents.

Par exemple, il devra saisir des courriers médicaux, des comptes-rendus de consultation et examens médicaux, ou encore des certificats médicaux.

Le personnel de télésecrétariat médical peut également être amené à mettre à jour les listes de patients, les horaires et les bases de données.

Enfin, il est également chargé de préparer des factures pour les services rendus et de rédiger des notes de frais.

Le secrétaire médical doit faire preuve d’un grand souci du détail lorsqu’elle compose ces documents, car toute erreur peut avoir de graves conséquences juridiques pour l’établissement de santé.

Le rôle d’un secrétaire médical peut également impliquer la rédaction de différents types de documents : notes de service, convocations, courrier, comptes rendues médicales

Organisation et planification pour le cabinet médical

Le rôle du secrétaire médical peut se résumer à la gestion du planning !

Il doit programmer avec diligence les rendez-vous de ses patients en fonction des disponibilités du médecin.

De plus, il est responsable de l’organisation de toutes les activités au sein du cabinet médical, y compris les consultations, les hospitalisations, les interventions chirurgicales et les procédures, les déplacements tels que les visites à l’extérieur de la ville avec des clients ou d’autres professionnels de la santé et les entretiens sociaux.

La gestion du matériel

Le travail du secrétaire médical ne consiste pas seulement en des tâches administratives.

Il est souvent chargé de gérer le matériel et les fournitures du cabinet, en veillant à ce que les stocks soient correctement vérifiés à tout moment.

En outre, on attend de lui d’aménager et préparer les différentes zones du bureau telles que les salles de réception, les espaces de réunion, les salles de consultation, entre autres.

Comment gagner du temps avec un service de secrétaire médicale à distance ?

En intégrant une permanence téléphonique médicale à votre cabinet, vous êtes soutenu par des professionnels qui peuvent prendre en charge les tâches administratives liées à votre activité médicale.

Ce service offre un gain de temps considérable pour toute votre équipe !

• Vous pouvez également bénéficier d’un reporting clair et précis sur la gestion des appels et des rendez-vous, qui seront mieux organisés avec l’aide d’un secrétaire médical à distance.
• Vous pourrez avoir accès à des informations détaillées afin d’optimiser votre pratique et d’optimiser la gestion des rendez-vous.
• Un service de secrétaire médicale à distance permet de gérer vos patients de manière plus professionnelle et efficace.
• Avec un secrétaire médical à distance, vous gagnerez du temps et disposerez de plus de ressources pour le soin de vos patients.

Comment externaliser votre secrétariat médical ?

Votre secrétaire médical est un atout précieux pour votre cabinet et il est important que vous vous assuriez qu’elle dispose des compétences, de la formation et de l’expertise nécessaires pour faire son travail efficacement.

Vous pouvez confier votre secrétaire médicale à une entreprise expérimentée et fiable.

Notre service de permanence téléphonique fait office de télésecrétariat médical et vous aide à gérer votre activité dans le domaine médical et paramédical.

Nous mettons à votre disposition une équipe d’agents expérimentés et qualifiés, disponibles 24h/24 et 7j/7 pour répondre à tous vos appels au nom de votre cabinet.
Notre équipe est également formée pour enregistrer les informations sur les patients, prendre des rendez-vous, envoyer des confirmations et des rappels, ainsi que pour gérer une ligne d’appel d’urgence.